Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Siemens Energy Việt Nam

Abstract

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng phức tạp và cạnh tranh khốc liệt, việc tối ưu hóa quy trình mua hàng và thanh toán trở thành yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro gian lận và tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, bao gồm cả Công ty TNHH Siemens Energy Việt Nam (SEV), vẫn chưa chú trọng đúng mức đến việc triển khai hệ thống này, dẫn đến tình trạng lãng phí, gian lận và sai sót trong quy trình mua hàng và thanh toán. Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Siemens Energy Việt Nam” được lựa chọn nhằm nghiên cứu và đề xuất các giải pháp cải thiện hệ thống KSNB hiện tại, hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược đúng đắn. Mục tiêu nghiên cứu bao gồm phân tích tình hình thực tế của hệ thống kiểm soát nội bộ công ty, tìm ra những nguyên nhân chính và đề xuất giải pháp tương ứng. Bài viết áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng, bao gồm khảo sát, phỏng vấn nhằm phát hiện các vấn đề mới và phân tích dữ liệu từ các báo cáo tài chính để khẳng định kết quả này. Kết quả cho thấy hệ thống KSNB của SEV không hữu hiệu, ảnh hưởng xấu đến kết quả hoạt động kinh doanh. Quy trình mua hàng và thanh toán còn nhiều bất cập, thiếu sự phân công trách nhiệm rõ ràng, hoạt động kiểm soát và giám sát chưa hiệu quả, công tác đánh giá rủi ro còn hình thức, truyền thông nội bộ chưa đồng bộ, và nguồn lực dành cho KSNB còn hạn chế. Đề xuất giải pháp bao gồm: (1) Nâng cao vai trò và cam kết của Ban Giám đốc đối với KSNB; (2) Hoàn thiện quy trình nhận diện, đánh giá và xử lý rủi ro; (3) Bổ sung, hoàn thiện quy chế mua hàng và thanh toán, tăng cường kiểm soát các điểm then chốt; (4) Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ; (5) Thiết lập quy trình giám sát thường xuyên, tăng cường kiểm tra độc lập và đánh giá hiệu quả hệ thống KSNB. Các giải pháp này nhằm cải thiện tính hiệu quả của hệ thống KSNB, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong dài hạn. Dự đoán rằng việc triển khai các giải pháp này sẽ dẫn đến thay đổi tích cực trong văn hóa SEV, trong quy trình làm việc, và sự đồng thuận của nhân viên.